FOLHA DE PAGAMENTO
Documento elaborado por nossa contabilidade, no qual se relaciona, além dos nomes dos colaboradores de sua empresa, o montante das remunerações, dos descontos ou abatimentos e o valor líquido a que faz jus a cada um dos seus colaboradores.
Sobre a folha de pagamento
Também conhecida como holerite, a folha de pagamento é um documento mensal no qual estão todas as informações referentes aos valores pagos para os colaboradores, bem como as quantias descontadas. A função da folha é servir como um demonstrativo aos gestores de quais custos incidem sobre a manutenção de um trabalhador. É nesse documento que estão as horas extras, as faltas, adicionais noturnos etc. Tudo relacionado à jornada do trabalhador durante aquele período.
Obrigatoriedade da folha de pagamento
A legislação do Brasil exige que todas as empresas elaborem e emitam o documento para seus funcionários e prestadores de serviço de acordo com o artigo 225 do Decreto nº 3048/99:
"As empresas sejam obrigadas a elaborar mensalmente a folha de pagamento e remuneração paga a todos os colaboradores pelos serviços prestados, sendo que uma via da respectiva folha deve ser guardada por cada uma das partes".
Para que sua empresa cumpra a determinação legal, é crucial adotar um sistema de gestão eficiente que ajude os setores responsáveis, evitando processos trabalhistas e complicações futuras. O cálculo da folha é uma grande responsabilidade, pois esse documento é uma espécie de histórico do colaborador e também um registro com função operacional, fiscal e contábil. O trabalhador pode usar este documento como comprovante de renda para financiamento de imóveis e veículos, por exemplo. Fundamental para dar entrada na aposentadoria, comprovando que a pessoa em questão contribuiu devidamente ao longo da vida.
Informações obrigatórias
Não existe um modelo predeterminado para a folha de pagamento. Cada empresa cria e adota critérios específicos de acordo com suas especialidades e também necessidades. Todavia, algumas informações são de cunho obrigatório:
- Nome completo do colaborador, seja ele empregado, prestador de serviço, autônomo etc.;
- Função, cargo ou serviço prestado;
- Frequência, incluindo faltas, atrasos e afastamentos;
- Descontos dos encargos sociais;
- Valor líquido a ser recebido pelo funcionário;
- Forma de pagamento e data em que o valor estará disponível.
Classificando um funcionário
As regras para o cálculo variam de acordo com cada categoria, por isso é importante observarmos se o funcionário está registrado em sua devida função. Esta categoria é regulamentada pelo que chamamos de Convenção Coletiva, que determina as normas para calcular os valores da folha.
Analisando as horas trabalhadas
Para isso precisaremos dos registros da folha de pontos de cada funcionário. Na folha de pontos deverão estar as horas trabalhadas, horas extras, horas adicionais e descanso remunerado (se houver). Além disso, é crucial contabilizar as faltas durante o mês e se elas foram justificadas. Todas as informações precisam estar corretas para que o pagamento seja feito de acordo com a jornada cumprida pelo colaborador.
Principais descontos na folha de pagamento
Nossa função é saber tudo sobre a folha de pagamento e conhecer os impostos e descontos praticados e os que são previstos em lei. Os benefícios legais, como o vale-transporte, vale-alimentação, contribuição sindical, também são deduzidos do salário e, por isso, devem aparecer na folha de pagamento.
INSS
Este desconto é obrigatório e feito mensalmente do salário do colaborador e depositado na Previdência Social. Quando o profissional se aposentar ou ser afastado por alguma doença, receberá de volta o montante recolhido. É necessário parametrizar o sistema, atualizando-o anualmente com os valores informados pelo Instituto Nacional da Previdência Social (INSS). A contribuição é descontada mensalmente sobre todos os vencimentos do funcionário. Quanto ao percentual, esse vai de acordo com os ganhos do mesmo, horas extras efetuadas, décimo terceiro salário e adicionais.
Quando o trabalhador ganha mais que o teto estabelecido, é descontado o valor limite de acordo com a tabela da previdência. O recolhimento do INSS é feito no mês de referência e o repasse da empresa acontece até o dia 15 do mês subsequente ao recolhimento.
FGTS
O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) não é descontado do trabalhador, pois se trata de uma obrigação da empresa. A alíquota a ser recolhida é de 2% sobre o salário bruto do jovem aprendiz e de 8% sobre o salário bruto de qualquer outro colaborador. Por mais que não seja descontado ou creditado ao funcionário, o valor do FGTS recolhido deve sempre figurar no holerite, a título de conhecimento. As empresas devem efetuar o depósito até o dia 7 de cada mês.
Vale lembrar também que funcionários contratados que já sejam aposentados têm o direito de sacar o FGTS todos os meses, por tanto, cabe à empresa fazer o devido recolhimento para garantir esse direito ao trabalhador.
Imposto de renda pessoa física (IRRF)
O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é um imposto obrigatório sobre o rendimento do colaborador, determinado pelo Governo Federal. A alíquota é calculada com base nos vencimentos de cada colaborador, respeitando-se a tabela divulgada pela Receita Federal anualmente. Dessa forma, nem todo trabalhador contará com esse desconto, já que depende do valor do seu salário.
Vale-refeição
Entre os benefícios concedidos pelas empresas está o vale-refeição, que se destina à alimentação do trabalhador em seu horário de almoço, janta ou intervalo. Para todos os efeitos legais, o vale-refeição faz parte da remuneração do trabalhador desde que seja previsto em Conversação ou Acordo Coletivo do Trabalho, ou seja, mencionado no contrato de trabalho.
Do contrário, a empresa não é obrigada a conceder o benefício, porém, deve destinar um local apropriado para que os trabalhadores possam realizar suas refeições, sejam levadas de casa ou compradas em estabelecimentos comerciais. Quando há o pagamento do benefício, o empregador pode cadastrar-se no PAT - Programa de Alimentação do Trabalhador e, assim, descontar até 20% do salário do colaborador a título de remuneração pela concessão do benefício.
Vale-transporte
As empresas são obrigadas a conceder o benefício para todos os trabalhadores, independentemente da distância entre sua residência e o local de trabalho. O vale-transporte concedido pela empresa deve, obrigatoriamente, ser descontado da folha de pagamento. A alíquota comumente usada é de 6% sobre o salário bruto, exceto se o valor total do benefício for menor do que esse percentual. Nesse caso, o valor integral do benefício é descontado em folha de pagamento.
Contribuição sindical
Cada trabalhador pertence a uma determinada categoria trabalhista, por isso ele é obrigado a contribuir com o sindicato que representa sua categoria. A contribuição sindical permite que os trabalhadores tenham todos os seus direitos dispostos na Convenção Coletiva garantidos, inclusive os reajustes salariais. Após a reforma trabalhista em 2017, o desconto só é aplicado ao contracheque do trabalhador que opta pelo vínculo ao sindicato e autoriza o desconto.
Faltas e multas
A empresa também pode descontar faltas e atrasos dos trabalhadores no cálculo da folha de pagamento, a fim de remunerá-los de forma adequada e também educá-los quanto à necessidade de cumprir com o que prevê o contrato de trabalho. O desconto por atraso é feito com base no salário-hora do trabalhador e proporcional à quantidade de minutos de ausência. Já as faltas injustificadas possuem um cálculo mais complexo, pois deve-se considerar a perda do desconto semanal remunerado (DSR).
Adicionais e remunerações extras
O cálculo da folha de pagamento também compreende o lançamento de adicionais noturnos, de insalubridade e periculosidade, além de pagamento de horas extras, premiações e comissões, entre outros.
Horas extras
O cálculo de horas extras deve ser feito com base na Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) da categoria em que o colaborador está inserido. Isso significa que uma mesma empresa pode ser obrigada a remunerar as horas extras de dois trabalhadores de forma diferente. As CCT também costumam diferenciar a remuneração de horas extras trabalhadas em dias de semana, sábados, domingos e feriados, a fim de compensar o trabalhador pelo tempo dedicado à empresa.
As horas extras realizadas em domingos e feriados são remuneradas em 100%, o que significa que o trabalhador ganha em dobro. As de sábado, costumam ser pagas com 50% a mais, enquanto as trabalhadas durante a semana podem ser remuneradas a 20% ou 30%, por exemplo.
Adicional noturno
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) classifica expediente noturno o período entre 22 horas e 5 horas da manhã, compreendendo a apenas 7 horas. Quanto ao percentual de adição, este é de 20% sobre remuneração básica do empregado noturno.
Horas extras noturnas
Na hipótese do funcionário não ter expediente noturno e trabalhar entre 22 e 5 horas, ele recebe ambos os adicionais: o noturno e hora extra, ambos incidindo sobre o valor da hora, separadamente.
Descanso semanal remunerado (DSR)
É um direito trabalhista e consiste em garantir ao trabalhador um dia de descanso na semana, no qual ele não precise realizar suas atividades, mas ainda seja remunerado. Para os mensalistas, o DSR já está incluso no salário básico. Já para os horistas, é necessário realizar um cálculo específico para pagar o descanso.
Salário-família
O salário-família é um benefício concedido às famílias de baixa renda que possuem filhos menores de 14 anos e obedecem a uma tabela estipulada pelo INSS. O trabalhador empregado em regime de CLT deve solicitá-lo à empresa, enquanto o trabalhador avulso deve fazer o pedido junto ao sindicato ou órgão de classe ao qual está vinculado. Beneficiários de aposentadoria por invalidez ou afastamento pelo INSS devem requisitar o salário-família junto a este mesmo órgão.
Férias
O cálculo de férias é feito com base no salário do trabalhador acrescido de um terço deste valor, chamado de adicional de férias. Nessa conta, o IRRF e o INSS incidem da mesma forma que no cálculo da folha de pagamento mensal. O trabalhador pode optar por "vender" 10 dias de férias e receber o valor correspondente, que é chamado de abono pecuniário.
13º salário
É pago sempre nos dois últimos meses do ano, independentemente do tempo de contratação que o colaborador tem. A base do cálculo também é a remuneração-base, dividida em 12 partes. Assim, se o funcionário tiver oito meses de trabalho, por exemplo, vai receber a soma de 8 funções.
Para o empregador há duas opções de pagamento. Você pode quitar, integralmente, até o dia 30 de novembro, ou pagar a primeira parcela nesse mesmo dia e a segunda até 20 de dezembro. Para fazer o adiantamento do 13º salário, a empresa precisa:
- Verificar as horas extras trabalhadas pelo funcionário ao longo do ano;
- Fazer um levantamento da data de contratação do trabalhador;
- Calcular os descontos por falta ou afastamento;
- Programar o pagamento para não haver atrasos.
Preparar o cálculo da folha de pagamento
O cálculo da folha de pagamento começa muito antes das contas propriamente ditas. Exige organização e olhar detalhista por parte de nossa equipe de gestão, onde ficamos atentos as movimentações dos funcionários ao longo do mês.
Conferir o registro de admissão e demissão
Está sempre ligado com as atualizações do quadro de funcionários é importante, pois o envio equivocado de valores para quem já não faz parte da equipe, por exemplo, pode gerar alguns contratempos desnecessários. Conferimos também o enquadro correto de categoria para os colaboradores recém chegados na empresa. Se os valores adicionais noturnos, insalubridade e periculosidade correspondem aos informados na Convenção Coletiva de Trabalho e se a remuneração de horas extras também está configurada da forma correta. O registro de benefícios, comissões e outras formas de remuneração também devem estar em dia para que não haja problemas no momento de rodar a folha de pagamento.
Fechamento do controle de ponto
O registro de ponto é parte crucial do cálculo da folha de pagamento, pois é por meio deste controle que nossa equipe de gestão saberá exatamente quantas horas foram trabalhadas por cada colaborador e se há necessidade de pagamento de horas extras ou descontos por faltas não justificadas.
O que é GFIP?
É a guia de recolhimento do FGTS e de informações à Previdência Social que contém as informações de vínculos empregatícios e remunerações.
O que é SEFIP?
Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e informações à Previdência Social, que é utilizada para a geração da GFIP. Permite aos órgãos e entidades:
- Consolidarem os dados cadastrais e financeiros da empresa e dos trabalhadores;
- Gerar a GFIP;
- Transmitir a GFIP por meio do Conectividade Social.
RAIS
Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) é a forma de coleta de dados trabalhistas. O documento visa levantamento de dados estatísticos sobre as atividades trabalhistas, a fim de verificar questões como quantidade de empregos formais, número de demissões, novas funções criadas etc.
Homologação
Para os empregados que trabalham a mais de um ano na mesma empresa, o contrato de trabalho só poderá ser extinto depois da homologação (aprovação, validação ou confirmação) do Sindicato ou do Ministério do Trabalho, ou seja, somente depois que um desses dois órgãos verificar se o empregado recebeu todos os valores devidos e se as anotações na carteira de trabalho foram feitas.
Sindicatos
O sindicato é uma forma de associação permanente entre pessoas físicas ou jurídicas que exerçam função em um mesmo ramo de negócio. Essa associação é criada como o papel de defender os interesses em comum de seus membros.
Ministério do trabalho
Órgão de administração federal direta responsável pela política e pelas diretrizes para a geração de empregos e renda e de apoio aos trabalhadores. Compete a ele as políticas salariais, as políticas de modernização das relações de trabalho, a fiscalização do trabalho, a aplicação de sanções previstas na legislação e nas normas coletivas. Também se envolve com a formação e desenvolvimento profissional, segurança do trabalho, política de imigração, cooperativismo e associativismo urbanos.
Contrato de experiência
É a forma que a empresa tem para "testar" aquele trabalhador recém-contratado e verificar se ele detém as aptidões que a empresa necessita para o desenvolvimento das suas funções. Como tem um prazo predeterminado para seu fim, consequentemente classifica-se com um contrato de trabalho por prazo determinado.
Advertência no trabalho
É uma maneira de alertar um funcionário que não respeita determinadas regras da empresa. É uma forma de sinalizar para o colaborador que seu comportamento não está como o esperado e que, caso tal situação volte a acontecer, a punição poderá ser mais pesada, chegando até mesmo à demissão por justa causa.
Suspensão disciplinar no trabalho
A suspensão disciplinar pode acarretar a suspensão do contrato individual de trabalho. Se após cometer uma falta de maior relevância o empregado é suspenso por três dias, este período é considerado como suspensão do contrato, e o empregado sofrerá prejuízos nos salários pelo período de suspensão.
Rescisão de contrato
O ato põe fim a imposição obrigatória do contrato de trabalho. A partir dele, as partes envolvidas não estão mais submetidas aos direitos e deveres da relação de emprego. Haverá, apenas, ex-empregador e ex-empregado. É preciso, no entanto, que exista um acerto de contas. As obrigações em aberto e as que nascem da rescisão de contrato devem ser cumpridas, bem como os procedimentos para adequar a documentação e os cadastros a nova realidade.
Folha de Pagamento
Elaboramos a folha de pagamento com Sistema - Módulos Integrados, bem como os encargos sociais decorrentes dela, para facilitar o departamento pessoal das empresas de pequeno e médio porte. Atendemos na zona sul, oeste e centro de São Paulo - SP.
